Tijd is geld! werk efficiënter met de middelen die u heeft.
Het gezegde klopt, vooral in de zakelijke wereld. Hoe vaak komt u er achter dat u meerdere malen per dag dezelfde handelingen doet in een programma? Hoe vaak moet u klikken om bij documenten te komen waar u dagelijks mee werkt? Allemaal tijd, allemaal geld…
JP Allround-ICT kan bij u een computernetwerk scan doen. Deze scan houdt in dat er, afhankelijk van uw netwerk en aantal gebruikers 1 of meerdere dagen gekeken wordt naar de gebruikers en hun handelingen met de computer. Als deze scan gemaakt is, zal deze uitgewerkt worden en kunnen de “tijdverspilling” punten eruit gehaald worden. Hier wordt dan met u over gesproken, en kan hier in samenwerking met u iets mee gedaan worden.
De scan ziet er als volgt uit:
- 1 of meerdere dagen wordt er gekeken naar de computerhandelingen in uw bedrijf, zonder dat hier veranderingen geadviseerd worden. Welke programma’s worden veel gebruikt, hoeveel wordt er gezocht naar een bepaald document of een bepaalde functie. Zijn de pc’s voldoende up-to-date om de snelheid van het werken te garanderen? Kunnen in bepaalde programma’s ook macro’s aangezet worden om herhaalde handelingen te voorkomen?
- De scan wordt uitgewerkt door JP Allround-ICT, pluspunten van het netwerk worden eruit gehaald, maar vooral de minpunten worden uitgelicht.
- Met u wordt besproken waar u tijdswinst kan halen, en waar u een beter resultaat in werken kan krijgen.
- De afspraken die zijn gemaakt worden in het bedrijf ingevoerd, medewerkers opgeleid en documenten en programma’s worden geoptimaliseerd voor een betere snelheid en werkplezier.
- De scan wordt nogmaals gedaan, en uitgewerkt.
- De nieuwe scan moet de uitkomst van het “nieuwe werken” goed laten zien.
De praktijk wijst uit dat er een tijdswinst van ongeveer 25% behaald kan worden door processen in een bedrijf te optimaliseren. Goede documentatie van de processen in een bedrijf zijn essentieel voor medewerkers, en ook voor nieuwe medewerkers.
Enkele standaard, vaak voorkomende voorbeelden:
- Gebruik Excel: In MS Excel worden vaak gegevens bekeken, en geordend. Dit gebeurdt vaak met de hand, zodat daarna de gegevens beter te overzien zijn. Elke keer dezelfde handelingen met de hand is foutgevoelig, dit kan allemaal automatisch gemaakt worden zodat de gegevens elke keer met 1 druk op de knop op de gewenste manier gepresenteerd worden.
- Gebruik Outlook: Worden in Outlook wel alle handige functies gebruikt; De afwezigheids assistent, agenda’s met personen gedeeld? Er word erg vaak alleen maar gemaild in Outlook, en als er een medewerker niet aanwezig is, wordt er rond gebeld of gelopen om te kijken of diegene er ook daadwerkelijk is. Als u in de agenda van die persoon kunt zien of de medewerker een afspraak heeft, hoeft u ook niet meer te lopen of te bellen.
- Bestandsstructuur netwerk: De bestandsstructuur in een netwerk wordt door de tijd heen vaak vervuilt. Dit resulteert in de loop van de tijd in een onoverzichtelijk en vertragende factor. Als hier eens per jaar even naar gekeken wordt, en gedocumenteerd wordt waar alles moet staan. Is het ook altijd duidelijk waar iets staat, of moet staan in een bedrijf.
- Printers: Heeft u een printer met; briefpapier, vervolgpapier, blanco papier etc. Maar moet u altijd zelf een bak kiezen? Waarom heeft u dan niet voor elke bak, een aparte printer, u krijgt hiermee wel meer printers, maar u hoeft niet meer op 4 knoppen te drukken om de bak goed in te stellen.
Dit is slechts een kleine greep uit het dagelijks werk van uw bedrijf. Er zijn nog veel meer, vaak bedrijfsspecifieke handelingen welke door de jaren heen veel sneller kunnen. En hier is veel tijdswinst en gebruiksgemak te behalen.
Tijd is geld, dus waarom te veel tijd besteden?